不安に思うこと

Q:マニュアルを見ながら自分で初期設定はできますか

A:はい、操作そのものはそれほど難しくありません。ただし初期設定の前に、自分たちの団体が必要なデータは何か、どういう帳票(計算書類)が必要か、を決めておかないと初期設定のときに困ってしまいます。データを入れた後、どんな書類を見たいか、出したいか、必要か、について関係者で共有したうえで、初期設定をしましょう。

初期設定をいい加減にしてデータをいれてしまうと、あとから困ってしまい、「使えない!」「使いにくい!」ことになってしまいます

他の会計ソフトを利用していた場合でも、初めて会計ソフトを使う場合でも、最低でも以下のような点をしっかりと決めてから、会計ソフトの初期設定をしてもらえるとそのあとがスムーズになります

①予算書で、使う予定の勘定科目を決めて確認しておく

②勘定科目のうち「補助科目」が必要なものを考えておく

 

③内部管理用の計算書類にはどういうものが必要かを確認して決めておく

④内部管理用の計算書類と外部報告用の計算書類の使い分けについて確認しておく

⑤事業別の計算書の完成イメージを関係者で確認しておく(事業別の計算書)

 ⇒いくつの事業にわけるか・何階層の計算書まで必要か・何種類の事業別計算書が必要か


Q:簿記を知らないのですが使えますか

最低限、以下のことがわかっていれば、会計ソフトへ入力できます

(1)組織のお金はなにがあるかをわかっておく

「現金」(財布や金庫など)がいくつあって誰が管理しているか

「普通預金」はいくつかって誰が管理しているか

それぞれの出し入れは誰が管理していて、残高は誰が把握しているか

(2)団体がしている「事業」を知り、お金の出入りごとに「どの事業のものか」をわかっておく(毎回、どの事業なのかわけられなくて「すべての事業に共通している」もOK)

(3)予算書や前年度の決算書などで「どういう内容について、どういう科目をつかうのか」をわかっておく

帳簿は「お金の動き」にそって処理します

現金が出た、入った、を現金出納帳に記録し、それを会計ソフトにそのまま入力します⇒出納帳入力

普通預金が出た、入ったを、通帳を見ながら会計ソフトに入力します⇒出納帳入力

上記入力後、会計ソフトの残高と手元の現金出納帳や通帳と残高を確認すること、が一番大切です